종친회 만들기: 첫 모임부터 창립총회까지

법적으로 종중은 공동 선조가 세상을 떠나면 그 후손에 의해 성립합니다. 그래서 종중의 일을 맡는 종친회를 만드는 일은 없던 단체를 새로 세우기보다 이미 있는 종중을 조직하는 일에 가깝습니다. 대법원도 종원 일부가 앞장서 규약을 마련하고 총회를 열어 대표자를 뽑았다는 사정만으로 종중과 별개의 단체를 만들었다고 단정할 수 없다고 보았습니다(대법원 2002년 6월 28일 선고 2001다5296 판결).

후손 가운데 일부만 모이는 친목 모임으로 만들 수도 있고, 이 경우는 종중 유사단체로 다뤄집니다. 두 방식의 차이는 종중과 문중, 종친회의 차이에서 자세히 다룹니다. 어느 쪽이든 준비 순서는 비슷합니다.

1. 1발기인 모으기
2. 2공동 선조와 회원 범위 정하기
3. 3족보를 기준으로 명단 만들기
4. 4회칙 초안 쓰기
5. 5창립총회 소집 통지
6. 6창립총회에서 회칙 채택과 임원 선출
7. 7회비 기준 정하기
8. 8고유번호와 통장, 기록 보관 갖추기

발기인은 창립총회를 열기까지 실무를 맡는 사람들입니다. 연락이 닿는 후손 가운데 파와 사는 지역이 고루 섞이도록 모으면 명단을 채우고 소식을 전하기가 수월합니다. 연락 담당과 회칙 초안 담당을 나눠 두면 일이 한 사람에게 몰리지 않습니다.

다음으로 어느 선조의 후손 모임인지 정합니다. 성과 본이 같은 후손 전체를 아우르면 대종회가 되고, 중시조를 중심으로 하면 파종회, 한 지역에 처음 들어온 입향조를 중심으로 하면 그보다 작은 모임이 됩니다. 선조를 정하면 회원이 될 사람의 범위도 함께 정해집니다.

명단은 족보를 기준으로 만듭니다. 판례는 종중총회를 열 때 족보로 통지 대상 종원의 범위를 정하고, 국내에 살며 소재가 분명한 종원 모두에게 개별로 알려야 한다고 봅니다(대법원 2007년 9월 6일 선고 2007다34982 판결). 명단이 빈약하면 첫 총회부터 통지 누락 문제가 생길 수 있습니다.

• 기본: 이름, 생년월일, 파, 몇 세손인지
• 연락: 휴대전화, 주소, 이메일
• 관계: 부모와 배우자, 족보에서의 위치
• 상태: 연락 가능 여부, 참여 의사, 작고 여부

회칙 초안에는 명칭, 목적, 소재지, 회원 자격, 임원과 임기, 총회 소집과 의결 방법, 재산과 회계, 회비, 회칙 개정 절차를 담습니다. 조항별 작성 요령과 복사해 쓰는 전문 양식은 종친회 회칙 양식과 조항별 작성법에 정리해 두었습니다.

민법은 사단법인 총회를 1주일 전에 목적 사항을 적어 통지하도록 하고(제71조), 통지한 사항에 관해서만 결의할 수 있게 합니다(제72조). 판례는 법인이 아닌 사단에도 법인격을 전제로 하지 않는 사단법인 규정을 유추 적용하므로(대법원 1996년 9월 6일 선고 94다18522 판결), 창립총회 통지도 이 기준에 맞춰 일시와 장소, 안건을 적어 보내는 편이 안전합니다.

통지는 서면이 아니어도 되고 구두나 전화, 다른 종원이나 세대주를 통해 전해도 됩니다(2007다34982). 다만 누가 언제 어떤 방법으로 연락받았는지 기록해 두면 나중에 소집 절차를 두고 다툼이 생겼을 때 도움이 됩니다.

• 회칙 채택
• 회장, 부회장, 총무, 재무, 감사 선출
• 첫해 사업 계획과 예산
• 회비 금액과 납부 방법
• 통장 개설과 고유번호 신청을 맡을 사람 지정

종중이 처음으로 대표자를 뽑는 자리라면 소집권자도 확인해야 합니다. 판례는 규약이나 관례가 없으면 종장이나 문장이, 그마저 없으면 여성을 포함한 종원 가운데 항렬이 가장 높고 나이가 가장 많은 연고항존자가 총회를 소집하는 것을 일반 관습으로 봅니다. 종원들이 소집을 요구했는데도 소집권자가 정당한 이유 없이 응하지 않으면 차석 연고항존자나 발기인이 소집할 수 있습니다(대법원 2010년 12월 9일 선고 2009다26596 판결).

규약이나 관례가 없을 때 대표자 선임이나 규약 채택은 출석자 과반수의 찬성으로 결의하고, 종원 과반수가 출석해야 하는 것은 아니라는 판례도 있습니다(대법원 1994년 11월 11일 선고 94다17772 판결). 이 판결은 성년 남자만 종원으로 보던 때의 것이므로, 지금은 성년 여성 종원도 소집 대상에 넣어야 합니다.

직책 이름과 인원은 집안마다 다릅니다. 전통 문중에서는 대표 어른인 문장(門長)과 서무·재무 실무를 맡는 유사(有司)가 이 역할을 나눠 맡았습니다. 돈을 다루는 사람과 그것을 점검하는 사람은 서로 다른 사람으로 두세요.

회비는 해마다 정해진 금액을 걷는 방식과 시제나 벌초 같은 행사 때 따로 걷는 방식이 있습니다. 금액보다 먼저 납부 시기, 면제 대상, 미납 처리 기준을 정해 두면 분란이 줄어듭니다. 장부 정리는 종친회 회비 장부 쓰는 법에서 다룹니다.

회비를 개인 통장으로 받으면 모임 돈과 개인 돈이 섞이고, 담당자가 바뀔 때 인계가 어렵습니다. 단체 이름의 통장을 만들려면 세무서에서 단체 고유번호를 받는 절차부터 확인하세요.

국세청 안내에 따르면 법인으로 보는 단체 승인을 신청할 때는 회칙이나 종중규약, 대표자임을 보여 주는 회의록 같은 서류, 대표자 신분증, 소재지 관련 서류를 냅니다. 창립총회 회의록을 꼼꼼히 남겨야 하는 이유입니다. 신청 유형과 통장 개설 순서는 고유번호증 발급과 통장 개설 안내에서 이어서 설명합니다.

• 회칙 원본과 개정 이력
• 총회마다의 소집 통지 기록, 참석자 명단, 회의록
• 임원 선출 결과와 임기
• 회비 수납 내역과 결산 보고
• 족보 사본, 선산과 묘소의 위치와 관련 서류