종친회 회비 관리와 장부 쓰는 법

종친회 돈은 성격별로 나눠 적어야 결산 때 무엇으로 걷어 어디에 썼는지 설명할 수 있습니다. 흔히 쓰는 구분은 아래와 같고, 이름과 금액은 회칙이나 총회 결의로 정합니다. 회계연도와 납부 기한도 회칙에 함께 적어 두면 미납 여부를 따질 기준이 생깁니다.

기부금품법 제2조는 종친회가 회칙 등에 따라 회원에게서 모은 회비나 구성원의 공동이익을 위해 모은 금품을 기부금품에서 뺍니다. 회비의 근거를 회칙에 적어 두어야 하는 이유 가운데 하나입니다. 회칙을 새로 쓰거나 고친다면 종친회 회칙 쓰는 법을 참고하세요.

장부는 거래 한 건을 한 줄로 적습니다. 아래 다섯 열만 지키면 언제, 무슨 돈이, 얼마나 오갔는지 누구나 읽을 수 있습니다.

이체를 따로 두는 이유는 예금 통장에서 적금 통장으로 옮긴 돈이 수입이나 지출로 잡혀 합계가 부풀지 않게 하려는 것입니다. 분류 이름은 해마다 같은 말로 쓰세요. '시제비'와 '시향비'를 섞어 쓰면 연도별로 비교하기 어렵습니다.

• 지출마다 증빙을 남깁니다: 영수증, 카드 전표, 계좌이체 확인증 중 하나를 받습니다.
• 영수증을 받기 어려울 때: 지출 확인서에 날짜, 금액, 용도를 적고 담당자 두 사람이 서명합니다.
• 번호로 짝을 맞춥니다: 증빙에 번호를 적고 장부 메모에 같은 번호를 남기면 감사 때 바로 찾을 수 있습니다.
• 사진으로 한 부 더 남깁니다: 감열지 영수증은 시간이 지나면 글씨가 흐려지므로 받은 날 사진이나 스캔으로 보관합니다.

보관 기간을 회칙에 정해 두면 운영진이 바뀌어도 기준이 이어집니다. 수익사업 소득이 있는 종중이라면 세법상 장부와 증빙 의무가 따로 생길 수 있습니다. 예를 들어 법인세법 제112조는 비영리법인(법인으로 보는 단체 포함)이 수익사업을 하면 장부를 갖추고 증명서류를 보존하도록 정하니, 해당하는지 세무 전문가에게 확인하세요.

월 결산은 장부와 통장을 맞춰 보는 일입니다. 한 달이 끝나면 아래 순서로 확인합니다.

1. 1통장 거래 내역을 내려받아 장부와 날짜·금액을 한 줄씩 대조합니다.
2. 2전월 이월액에 수입을 더하고 지출을 뺀 금액이 통장 잔액과 같은지 봅니다.
3. 3맞지 않으면 장부에 빠진 은행 수수료나 이자, 수입으로 잘못 적은 이체부터 찾습니다.
4. 4분류별 합계를 운영진과 공유합니다.

연 결산은 회계연도 전체를 분류별로 더해 결산서로 만드는 일입니다. 결산서에는 전년도 이월금, 분류별 수입과 지출, 차기 이월금을 담고 미납 현황을 따로 붙입니다. 아래는 간단한 예시입니다.

결산서와 감사 의견은 정기총회에서 보고하고 승인받습니다. 총회를 여는 절차는 종중 총회 소집 절차와 회의록 작성법에 정리했습니다.

감사는 회장·총무와 다른 사람이 맡아야 의미가 있습니다. 회칙에 감사 인원과 시기를 정하고, 총회 두 주쯤 전에는 장부와 통장, 증빙을 넘겨 확인할 시간을 줍니다.

장부를 적는 사람과 돈을 넣고 빼는 사람을 나누면 실수와 오해가 줄어듭니다. 한 사람이 둘 다 맡는다면 감사가 매달 장부와 통장을 함께 보는 식으로 보완합니다. 감사 때는 아래 항목을 확인합니다.

• 장부 잔액과 통장 잔액이 같은가
• 모든 지출에 증빙이 있고 금액이 맞는가
• 총회에서 정한 예산과 결의 범위 안에서 썼는가
• 회비 납부 명단과 장부의 수입 기록이 맞는가
• 이체로 적은 돈이 실제로 단체 계좌 사이에서만 오갔는가

감사 의견은 감사보고서로 남기고 감사가 서명합니다. 지적 사항이 있으면 고친 내용까지 총회에 함께 보고합니다.

미납은 회원별 납부 현황표로 관리합니다. 회원을 행에, 회차(연도)를 열에 두고 완납·일부 납부·미납·면제를 표시하면 누구에게 안내할지 바로 보입니다.

• 안내 시기: 납부 기한 전에 한 번, 기한 직후에 한 번 알립니다.
• 안내 문구: 금액, 계좌, 기한을 한 문장에 적습니다. 예를 들면 "2026년 연회비 30,000원을 3월 31일까지 ○○종친회 계좌로 부탁드립니다"처럼 씁니다.
• 개별 연락: 단체방에 미납자 이름을 올리기보다 한 사람씩 연락하는 편이 관계를 지킵니다.
• 면제와 감액: 고령이나 형편을 이유로 면제할 때는 기준을 회칙이나 총회 결의로 정해 두어야 형평 시비가 줄어듭니다.
• 단체 통장: 회비는 개인 통장이 아닌 단체 명의 통장으로 받습니다. 만드는 방법은 종중 고유번호증 발급과 통장 개설 방법에 있습니다.