종중 총회 소집 절차와 회의록 작성법

소집권자는 먼저 종중 규약을 따릅니다. 규약이나 관례가 없으면 종장 또는 문장이 소집하고, 평소 종장이나 문장이 없으면 현존하는 연고항존자가 소재가 분명한 종원에게 알려 총회를 소집하는 것이 일반 관습이라는 것이 대법원 판단입니다(대법원 2010년 12월 9일 선고 2009다26596 판결).

• 연고항존자는 여성을 포함한 전체 종원 가운데 항렬이 가장 높고 나이가 가장 많은 사람입니다(2009다26596).
• 족보로 정한 연고항존자의 생사나 연락처를 모르면, 사회통념상 가능한 방법으로 확인해 연락이 닿는 범위에서 특정하면 충분합니다(같은 판결).
• 종원들이 대표자 선정을 위해 소집을 요구했는데 소집권자가 정당한 이유 없이 응하지 않으면 차석 연고항존자나 발기인이 소집할 수 있습니다(같은 판결).
• 연고항존자가 다른 종원의 소집에 동의해 그 사람이 소집했다면 권한 없는 소집으로 보지 않습니다(대법원 1996년 6월 14일 선고 96다2729 판결).

종중과 종친회가 어떻게 다른지는 종중과 문중, 종친회의 차이에서 따로 다룹니다.

대법원은 종중 총회를 열 때 족보로 소집통지 대상 종원의 범위를 정한 뒤, 국내에 살고 소재가 분명해 통지할 수 있는 모든 종원에게 개별적으로 알려야 한다고 봅니다. 일부 종원에게 통지하지 않고 연 총회의 결의는 효력이 없습니다(대법원 2007년 9월 6일 선고 2007다34982 판결).

빠진 종원이 있다면 그 결의가 통지 가능한 종원 과반수의 찬성을 얻었더라도 달리 보지 않습니다. 다만 통지를 받지 못한 종원이 다른 방법으로 소집 사실을 알았다면, 그 종원이 참석하지 않았어도 결의를 무효라고 할 수 없습니다(대법원 1995년 6월 9일 선고 94다42389 판결).

• 대상: 공동선조와 성과 본이 같은 후손은 성별과 관계없이 성년이 되면 종원입니다(대법원 2005년 7월 21일 선고 2002다1178 전원합의체 판결). 족보에 오른 성년 여성에게 통지하지 않고 연 임시총회의 결의를 모두 무효로 본 판결도 있습니다(2007다34982).
• 명단: 세보가 발간됐다면 기재가 잘못됐다는 등 특별한 사정이 없는 한 그 세보로 대상 범위를 정합니다(대법원 2000년 2월 25일 선고 99다20155 판결).
• 방법: 반드시 서면일 필요는 없고 구두나 전화로 해도 되며, 다른 종원이나 세대주를 통해 전해도 됩니다(99다20155, 2007다34982).

민법 제71조는 총회 1주간 전에 회의의 목적사항을 적은 통지를 보내고 정관에 정한 방법도 따르도록 합니다. 대법원은 9월 3일에 통지하고 9월 8일에 연 종중 총회를 이 조문에 어긋난다고 보고, 특별한 사정이 없는 한 그 결의는 효력이 없다고 판단했습니다(대법원 1995년 11월 7일 선고 94다7669 판결).

사단법인 총회에 관한 민법 제72조는 정관에 다른 규정이 없으면 통지한 사항에 관해서만 결의할 수 있다고 정합니다. 대표자 선임이나 재산 처분처럼 중요한 안건은 통지문에 빠짐없이 적으세요.

• 일시와 장소
• 소집권자 이름과 소집 근거(규약 조항 또는 연고항존자)
• 안건(회의의 목적사항)
• 위임장 제출 방법과 기한
• 문의할 연락처

정족수도 규약에 정한 것이 먼저입니다. 특별한 규정이나 관례가 없으면 종중 총회 결의는 과반수 출석에 출석자 과반수로 하고, 이때 과반수는 절반을 넘는 수를 뜻합니다(대법원 1994년 11월 22일 선고 93다40089 판결).

규약에 '출석 종원으로 개회하고 출석자 과반수 찬성으로 결의한다'고 정해도 무효가 아니라는 판결이 있습니다(대법원 1993년 1월 26일 선고 91다44902 판결). 규약에 다른 규정이 없으면 종원은 서면이나 대리인으로 결의권을 행사할 수 있어, 위임장을 낸 종원도 결의에 참여합니다(99다20155).

종중 재산은 종원들이 총유하는 재산이고, 민법 제276조는 총유물의 관리와 처분을 사원총회 결의로 하도록 정합니다. 대법원은 규약에 정한 바가 있으면 그에 따르고 없으면 종중 총회 결의를 거쳐야 하며, 대표자가 이 절차 없이 한 처분은 무효라고 봅니다(대법원 1996년 8월 20일 선고 96다18656 판결).

• 등기에 결의 증명이 필요합니다: 종중이 등기의무자로 부동산 등기를 신청하면 규약, 대표자 증명 정보와 함께 민법 제276조 제1항의 결의가 있었음을 증명하는 정보를 내야 합니다(부동산등기규칙 제48조).
• 기본 권리는 결의로 빼앗지 못합니다: 대법원은 여성의 종원 자격과 의결권을 제한하도록 규약을 바꾸고 수용보상금을 남성 종원에게만 빌려주기로 한 결의를 무효로 봤습니다(2007다34982).
• 절차에 흠이 있었다면: 소집 절차에 하자가 있던 결의도 나중에 적법하게 소집된 총회에서 추인하면 처음부터 유효가 됩니다(96다2729).

민법 제76조는 사단법인 총회의 의사록에 의사의 경과, 요령, 결과를 적고 의장과 출석한 이사가 기명날인하도록 정합니다. 규약에 회의록 방식이 따로 없다면 이 기준에 맞춰 쓰는 것이 안전합니다. 대표자 선임이나 재산 처분을 결의한 회의록은 세무서나 등기소에 내는 서류로도 쓰이니 숫자를 정확히 남기세요.

• 일시와 장소, 소집권자와 소집 근거
• 통지한 날짜와 방법, 통지 대상 종원 수
• 출석 인원(직접 출석과 위임 출석을 나눠서)
• 의장과 기록자
• 안건별 토의 요지와 표결 결과(찬성·반대·기권 수)
• 의장과 참석 종원 대표의 서명 또는 기명날인